Как заверить копию трудовой книжки для банка генеральному директору

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец и правила заполнения

Как заверить копию трудовой книжки для банка генеральному директору

Копия трудовой книжки может понадобиться человеку во многих случаях, например, для получения ипотечного кредита или загранпаспорта. Но для того чтобы она имела юридическую силу, ее нужно заверить в установленном порядке.

Правила заверения трудовой книжки

В законодательстве нет конкретных правил, как должна выглядеть копия трудовой книжки, заверенная работодателем. Образец можно составить на основе рекомендаций по делопроизводству, в частности в ГОСТе 6.30-2003, в пункте 3.26 можно найти следующие рекомендации:

  1. На копии проставляют гриф «Верно».
  2. Ставят должность и фамилию с инициалами, лица заверившего документ и его подпись.
  3. Указывают дату заверения.
  4. Ставят печать.

Организация может сама определить, какой печатью ей заверять копию, то есть можно использовать не только гербовую, но и печать отдела кадров. Но при этом нужно знать, для чего нужна копия, поскольку многие организации, например, некоторые банки, требуют наличие именно гербовой печати.

Данный стандарт действует только до 01.07.2018 года, затем он будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем вышеуказанные требования дополняются указанием места хранения оригинала документа.

Стоит отметить, что многие организации заверяют копию надписью «Копия верна», хотя такая формулировка и не упоминается в вышеуказанных стандартах, но при этом прямого запрета ее использовать нет, хотя если следовать правилам надпись «Верно» будет более правильной.

Как заверить трудовую книжку: пошаговая инструкция

Процедура заверения трудовой книжки выглядит следующим образом:

  1. Работник просит предоставить ему надлежащим образом заверенную копию его трудовой.
  2. Изготовление копии трудовой. Данный процесс не регламентирован, копию можно сделать и от руки, но в настоящее время в основном используют ксерокопию.
  3. На каждом листе ксерокопии проставляют реквизиты заверения.
  4. Отметка о том, что в настоящее время работник продолжает трудиться делают на последней странице.

Согласно законодательству копию нужно изготовить и выдать работнику в течение трех рабочих дней.

Кто имеет право заверять копию трудовой книги?

При определении, того, кто может заверить копия трудовой нужно руководствоваться Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, который действует и в настоящее время. В нем сказано, что копии документов должны заверяться либо руководителем, либо уполномоченными на то должностными лицами.

Может ли это сделать главный бухгалтер?

Если следовать вышеуказанным правилам, то следует, что главный бухгалтер не имеет права заверять копии трудовых, если только он не назначен ответственным за их ведение и хранение.

Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?

Трудовую книжку генерального директора заверяет кадровик, у которого хранится оригинал данного документа.

Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?

Поскольку за женщиной, находящейся в декретном отпуске, сохраняется место работы, то ее трудовая хранится у работодателя. А соответственно копии этого документа заверяются и выдаются ей в общем порядке.

Примеры заверений трудовой книжки в зависимости от цели

Помимо обычных реквизитов заверения иногда требуется на копии поместить дополнительную информацию.

Запись «работает по настоящее время»

Самое часто встречающееся требование — это запись о том, что работник продолжает работать на момент получения копии трудовой. Она ставится после реквизитов заверения.

Некоторые кадровики отдельно заверяют ее своей подписью и печатью.

Ксерокопия

В настоящее время ксерокопирование это самый часто используемый метод изготовлений копии трудовой. Ее заверение происходит в общем порядке.

Законодательно это не установлено, но ксерокопия трудовой делается по принципу: каждый разворот на отдельном листе

Для загранпаспорта

Копия трудовой отсутствует в перечне документов, необходимых для получения загранпаспорта. Если ее все-таки предоставляют, то она заверяется в общем порядке.

Для кредита в банке

Копия трудовой для получения кредита заверяется согласно требованиям конкретного банка, как правило, в реквизитах заверения добавляется надпись о том, что сотрудник продолжает трудовую деятельность.

Для пенсионного фонда

В ПФР копия заверяется в общем порядке. Помимо этого, сейчас работодателям разрешено выдавать оригинал трудовой для предоставления в Пенсионный Фонд.

Срок выдачи заверенной копии трудовой книжки

Срок выдачи копии трудовой составляет три рабочих дня.

Отсчет начинается на следующий день после подачи заявления о ее получении. Последним днем считается третий день.

Сколько действует заверенная копия трудовой книги?

Законодательство не устанавливает срок действия копии трудовой книжки. Как правило, он ограничивается тем периодом, который устанавливают органы, в которые этот документ предоставляется. Например, срок действия при предоставлении в соцстрах начинается от 10 дней.

Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?

Если трудовая работника находится у него на руках, но он трудоустроен, то копию ему делает работодатель.

В противном случае способ заверения зависит от требований, которые предъявляются к этому документу. Если нужна нотариальная копия, то ее соответственно заверяет нотариус.

В противном случае работник сам может это сделать. Например, налоговая служба принимает, заверенный таким образом документ, это разрешает статья 93 НК РФ.

Порядок заверения нужно узнавать в каждом конкретном случае.

Законодательная база

Источник: https://truddogovor.ru/obrazec-kopii-trudovoj-knizhki-zaverennoj-rabotodatelem/

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Как заверить копию трудовой книжки для банка генеральному директору

Как правильно заверять трудовую

Здравствуйте, дорогие друзья!

Взяла на работе отгул, чтобы поехать в отдел соцзащиты населения. Мне как маме положены некоторые выплаты, но я не о том. В кабинете инспектора наблюдала неприятнейшую ситуацию. Девушка за соседним столом обратилась за получением субсидии на жилье, были собраны документы, все предоставлено, декларации заполнены.

Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.

Трудовая книга хранится на предприятии в течение срока работы и не выдается на руки – это факт.

Если человеку необходим кредит, субсидия или оформление документов где фигурирует стаж, нужна правильно заверенная копия.

По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании. Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки.

От слов, к делу – приступим!

[direct]

Как заверить трудовую книжку — образец

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах.

Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего.

Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.

  1. Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
  2. Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
  3. Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом. На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.
  4. Образец заверения заполненных листов трудовой книжки

  5. Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
  6. Образец заполнения последнего листа копии трудовой

  7. Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной.

Источник: http://sovetclub.ru/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku-obrazec

Заверение копии трудовой книжки

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?

Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

Как правильно заверить?

Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.

На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:

  1. номер записи;
  2. текст «работает по настоящее время»;
  3. дату заверения копии трудовой книжки;
  4. должность заверяющего;
  5. фамилию, инициалы заверяющего;
  6. печать.
[direct2]

Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:

  1. «копия верна»;
  2. кто заверил (фамилия, инициалы);
  3. должность заверяющего (например: главный бухгалтер);
  4. когда заверил;
  5. подпись заверяющего.

Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

Как правильно ставить печать на копии трудовой

Образец заверения трудовой книжки

Образец заверенной трудовой

Выше — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита.

Обратите внимание, что:

  • заверяющая надпись такая как снизу должна быть на каждой странице копии трудовой книжки;
  • печати и заверяющие надписи «живые», делаются на ксерокопии;
  • печати захватывают ксерокопию.

Источник: http://www.42money.ru/%D0%BA%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D1%82%D1%8B/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%BA%D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%8E-%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B8/

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита?

Заверяем трудовую книжку

Иногда банку для одобрения кредита, оформления ссуды или ипотеки, наряду с остальными документами, требуется заверенная копия трудовой книжки. Когда она у человека на руках, это затруднений не вызывает. Но что делать работнику для получения заверенной копии этой книжки, если она лежит у работодателя?

Если книжка на руках, надо только обратиться в нотариальное бюро, чтобы там заверили ее копию. Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой документ, который подтверждает вашу личность. Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность.

Когда все правила соблюдены (установлена личность, соблюдены требования, выдвигаемые законом к заверяемой документации), нотариус ксерокопирует трудовую книжку и заверяет ее в соответствии с установленным образцом. В среднем вся эта процедура занимает полчаса.

При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе. Потому для получения копии надо обратиться к кадровикам или непосредственно руководителю.

Следует написать заявление на имя директора по поводу получения заверенной копии книжки для предоставления ее в банк. Надо учитывать, что на осуществление процедуры у кадровика есть 3 рабочих дня.

Отдел кадров выдаст вам заверенную копию книжки. Удостоверьтесь, что в копии содержатся все обязательные реквизиты. Внизу страницы на каждом листе должны наличествовать:

  1. фраза «Копия верна»;
  2. печать организации-работодателя;
  3. ФИО, должность и подпись лица, которое уполномочено заверять копию книжки;
  4. дата заверения.

Последняя страница, помимо вышеперечисленных записей, должна обязательно содержать следующее:

  • запись «Работает по настоящий момент в должности…»;
  • ФИО заверителя, его должность, подпись, дата, печать.

Такая копия действует месяц со дня заверения. Если работник увольняется или в трудовой книжке появляются дополнительные записи, документ утрачивает силу.

Источник: http://burocreditov.ru/publikacii/view.php?id=39

Источник: https://buhgalterov.ru/dokument/kak-zaverit-kopiyu-trudovoy-knizhki.html

Как заверить копию трудовой книжки работодателем: для банка, кредита, загранпаспорта, фото, образец

Как заверить копию трудовой книжки для банка генеральному директору

Трудовая книжка — это документ, в котором фиксируется история трудовой деятельности человека. Её относят к числу обязательных документов при приёме на работу, если сотрудник ранее уже имел официальный трудовой опыт.

Бывают случаи, когда работодатель должен сделать копию трудовой книжки сотрудника, который работает у него в настоящее время. Такую копию нужно обязательно заверять.

Как правильно её заверить и на какие образцы ориентироваться?

Зачем нужна копия трудовой книжки

Сведения о работе могут понадобиться для предъявления в различные организации. Банки требуют трудовую книжку для подтверждения занятости при выдаче кредита, социальные службы — для постановки на учёт и назначения пособий, в суде она может понадобиться в качестве подтверждения факта работы в какой-либо организации.

Раньше трудовая книжка требовалась и для получения загранпаспорта, теперь достаточно выписать сведения из неё в специальную анкету, а вот для оформления визы принести документ все же придётся. При этом оригинал должен храниться у работодателя, а для предоставления в различные организации будет достаточно заверенной копии.

Кроме того, ксерокопия трудовой книжки пригодится при утере её оригинала для восстановления прежних записей.

По закону трудовая книжка хранится у работодателя, обратиться с заявлением о выдаче заверенной копии необходимо в отдел кадров. Согласно 62 статье трудового кодекса на выполнение этого обязательства организациям даётся 3 дня. При снятии копии нужно соблюдать определённые правила:

Подробная инструкция о том, как восстановить ИНН: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-poluchit-inn.html

  1. Копию можно снимать только с оригинала трудовой книжки на копировальном аппарате.
  2. Копию каждого разворота желательно размещать на отдельном листе формата А4.
  3. Вначале копируется титульный лист с данными работника, затем остальные листы в точной последовательности. При наличии вкладыша необходимо скопировать и его. С пустых листов снимать копии не нужно.
  4. В завершение копируют лист с местом работы на данный момент. Если запись сделана в последней строке разворота, необходимо снять копию и со следующего пустого разворота.

Копия титульного листа трудовой книжки, заверенная печатью

Иногда требуется оформить выписку из трудовой книжки. При этом копируют страницы только за определённый период, указанный работником в заявлении.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: инструкция и образец

Юридическую силу будет иметь только копия, заверенная с соблюдением всех правил.

Как зарегистрировать ИП, полная инструкция: https://ipshnik.com/otkryitie-registratsiya-zakryitie-ip/registratsiya-ip/poryadok-deystviy-pri-registratsii-ip.html

Кто имеет право заверять документ (в том числе трудовую книжку генерального директора)

Заверяет копию сотрудник кадровой службы, а при её отсутствии — человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, например, главный бухгалтер. В штате небольших организаций часто нет ни кадровика, ни бухгалтера, а их обязанности выполняет генеральный директор. В таком случае он имеет право самостоятельно заверять копии своей трудовой книжки.

Правила заверения ТК сотрудника, который работает по настоящее время

Снизу каждой страницы копии проставляется запись «копия верна», а также прописываются фамилия, инициалы, должность ответственного лица, его подпись и дата заверки, ставится печать организации. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров И. А. Иванова. 05.06.2016. Подпись».

Копия трудовой книжки заверяется по чёткой схеме

Последняя страница, кроме перечисленного, должна содержать фразу «работает по настоящее время».

Надпись и печать нужно располагать на половине копии разворота, вторая половина должна находиться на чистой части листа.

Образец заверения копии последнего листа трудовой книжки

Скопированные страницы нумеруются и скрепляются. В месте сшивки приклеивается небольшой листок бумаги, где отмечается общее количество листов и ставится запись «всего прошнуровано и пронумеровано».

Копия трудовой книжки сшивается и заверяется общей печатью

Сколько времени действует копия

Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом не установлен. Он определяется учреждениями, затребовавшими такую копию, и обычно составляет не более одного месяца. После внесения изменений в трудовую книжку ранее полученная копия становится недействительной.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/ladyish-v-trudovuyu-knizhku-kak-oformit-obrazets.html

Получение заверенной копии трудовой книжки является законным правом работника. Необходимо помнить о том, что невыдача такой копии в установленный срок может обернуться для организации серьёзным штрафом. Неверно оформленная и заверенная копия может привести к отказу в кредите или другим неприятным последствиям.

  • Валентина Милетдинова
  • Распечатать

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kopiya-trudovoy-knizhki-zaverennaya-rabotodatelem-obrazets.html

Как генеральному директору заверить трудовую книжку

Как заверить копию трудовой книжки для банка генеральному директору

Вы хотите заверить у нотариуса копию своей трудовой книжки?Давайте разберем как это верно сделать, не допустив досадных ошибок.Документ, содержащий в себе информацию относительно этапов профессиональной деятельности работника, – это трудовая книжка (ТК).

Такая информация отличается достаточной востребованностью: оформление разрешения по поводу выезда за рубеж, банковского кредита, пенсии и т.

Чтобы непосредственно обеспечить возможность мероприятий, подобных тем, что упомянуты выше, нет потребности предъявления оригинала документа.Достаточно его копии, но только в том случае, если ее оформление проведено по правилам, закрепленным законодательно.

При необходимости предъявления оригинала ТК надо иметь в виду, что он находится у работодателя, поэтому должны быть законные причины для его получения на руки.

Хотя в большинстве случаев государственные органы и другие структуры довольствуются копией рассматриваемого вида документа.Копией ТК следует считать документ, который создан посредством технических устройств в виде того же ксерокса или принтера, дополненного сканером.При этом созданная таким образом копия должна содержать все требуемые печати и подписи.

Когда может быть нужна копия: Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации.

Образец как заверить копию трудовой книжки работодателем с

Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия.В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе.

После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.

Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства.

Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник.Правила: Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы.Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны.Также не допускаются исправления при написании формулировок.

Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным.Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом.В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования.

Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2017.

Как заверить копию трудовой книжки работодателем для банка

Но приказом Росстандарта от N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2018 года.Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи.

Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка: Для сторонней организации Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить.

Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой.На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации.

Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно: С 1 июля 2018 года внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята.

Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки.

Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию: Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.

Важные моменты: При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право.Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов.

Как правильно заверить копию трудовой книжки работающего

Источник: https://bethsmith4sheriff.com/kak-generalnomu-direktoru-zaverit-trudovuyu-knizhku.html

Заверение трудовой книжки

Как заверить копию трудовой книжки для банка генеральному директору

Трудовые книжки — это важнейшие документы для современного человека. Ведь именно в них отражается вся история трудовой деятельности каждого человека. Скажем честно, утерянный паспорт можно запросто восстановить, а вот для восстановления этого документа понадобится затратить немало времени.

Сохранность рабочего документа — первостепенная задача работодателя, который нанимает сотрудников.

Этот документ при приеме на работу отдается на хранение в организацию-наниматель, а получить на руки ее можно только в случае увольнения. Но в жизни случается немало ситуаций, когда без данного бланка не обойтись.

Новые правила для работников кадровой службы говорят, что выдача на руки оригинала документа недопустима. А при необходимости предоставления в иные места выдается ксерокопия рабочего документа, заверенная работодателем.

Разберемся:

  • куда требуется копия трудовой книжки;
  • кто заверяет документ;
  • сколько действует копия трудовой книжки;
  • как правильно заверить копию трудовой.

В каких случаях требуется копия трудовой книжки?

Жизнь современного человека требует наличия все большего пакета документов для удовлетворения своих потребностей. Для многих уже стало нормой иметь при себе сканы самых важных документов, таких как паспорт, свидетельства о рождении детей и иных бумаг. Этот минимальный пакет позволяет без задержек решать многие вопросы.

Если говорить о том, для чего нужна копия трудовой книжки, то самыми распространенными местами, где может потребоваться такая ксерокопия, являются банки, паспортные столы, иные работодатели.

Без ксерокопии рабочего документа не обойтись при подаче документов для оформления загранпаспорта. Также она понадобится тем, кто оформляет заграничные визы в европейские страны или в Америку. Ведь именно наличие официальной и постоянной работы может стать определяющим для консульских работников при принятии решении о выдаче долгосрочной визы.

Копия трудовой книжки понадобится и для банка. Когда речь идет о выдаче банковского кредита, одним из главных условий при подаче заявки является наличие рабочего места и определенного отработанного стажа.

Обычно в банки требуется заверенная ксерокопия документа, которая подтвердит, что претендент на получение займа имеет не менее полугода непрерывного стажа на последнем месте работы.

Заверенная бумага может сыграть решающую роль для получения кредитных средств в банке.

Ну и конечно же, заверенная копия трудовой может понадобиться при трудоустройстве на дополнительную работу.

Кто может оформить копию трудовой книжки?

Сделать ксерокопию трудовой книжки можно и самостоятельно, если она в данный момент находится на руках у гражданина. Но такой скан не будет иметь юридической силы при представлении его в другие организации или банки. Для получения официальной копии рабочей книги для банка или иной организации необходимо знать, как правильно заверить данный документ и кто может это сделать.

Заверение копии трудовой книжки возможно двумя способами:

  1. У работодателя. Такой вариант подходит всем, кто официально трудоустроен. На имя руководителя пишется заявление о выдаче копии трудовой. По заявлению работники кадровой службы подготавливают и выдают заверенную ксерокопию рабочей книги. Делается это абсолютно бесплатно.
  2. У нотариуса. К такому варианту придется прибегнуть тем, кто не работает в настоящее время. Неудобство данного метода на лицо. Мало того что придется потратить время на посещение нотариальной конторы, так еще и придется оплатить услуги по установленным тарифам. Но для неработающих это единственная возможность, как сделать заверение ксерокопированному документу.

Всегда трудовую книжку для банка или иного места представления заверяют по установленным правилам. Несоблюдение установленных норм сводит на нет все труды, а бумагу придется получать повторно.

Порядок оформления копии трудовой книжки

Для выдачи дубликата необходимо знать требуемые к нему параметры. Иногда работнику необходима лишь  выборочная информация о своей работе. Например, необходимо сканировать запись, которая касается информации о том, что человек работает по настоящее время в организации. А некоторые организации потребуют сканы полные, с развернутой информацией.

Выдача копии трудовой книжки проводится по установленному порядку:

  1. Сотрудник, желающий получить документ, пишет заявление на выдачу копии трудовой книжки. Если организация маленькая или это ИП, то данный пункт вполне может быть пропущен, так как он не является обязательным для выдачи заверенного скана. А вот в больших организациях без заявления не обойтись, там кадровые работники ведут строгий учет таким заявкам.
  2. В течение трех дней кадровик, получив заявление на копию рабочего бланка, подготавливает необходимый документ и выдает его на руки заявителю. Кадровый служащий делает запись о выдаче ксерокопии трудовой книжки в соответствующий журнал. Получающий скан работник ставит там роспись.

Все действия ответственного кадрового служащего должны быть согласованы с правилами заверения рабочего бланка. Лимит на подачу таких заявлений и выдачу заверенных документов неограничен. Каждый работник в любое время может по требованию получить данную бумагу, обратившись к начальнику или кадровому специалисту.

Необходимые реквизиты

Чтобы узнать, как заверить трудовую книжку для банка или иного места правильно, необходимо следовать ниже представленной инструкции.

В заявлении от сотрудника должна быть информация о том, куда нужен бланк и почему он выдается.

Конечно, работник не обязан писать правдивую информацию. Например, ему может потребоваться документ для оформления на ином месте работы, а он не желает об этом распространяться. В этом случае он  может отделаться общей фразой. Сути дела данный факт не меняет, он все равно имеет право взять скан у заверяющего сотрудника.

Заверение копии трудовой книжки потребует следующих реквизитов:

  1. Данных о заверителе, имеется в виду его ФИО и должность. Это может быть начальник отдела кадров или непосредственно генеральный директор. Иногда оформленная бумага заверяется главным бухгалтером, но только в том случае если фирма небольшая.
  2. Личная подпись оформившего бумагу. Ставиться исключительно шариковой ручкой синего или черного цвета. Использование факсимиле на таких бумагах недопустимо.
  3. На каждой странице проставляется печать предприятия.

Перед выяснением вопроса: как правильно заверять копию трудовой книги, следует определиться с тем, как оформить саму бумагу. По правилам книжку можно отксерокопировать, отсканировать и потом распечатать. А если документ заполнен неразборчиво, то можно даже набрать данные на компьютере в формате Word, а затем распечатать его. Все три варианта одинаково законны.

Способы заверения копии

Существует несколько способов заверить документ. При использовании каждого из возможных способов потребуется соблюдать основные правила оформления.

Как правильно оформить заверение:

  • 1-й способ заключается в собственноручной сделанной надписи на каждом откопированном листе следующего содержания – «копия верна».
  • 2-й способ позволяет воспользоваться заранее изготовленным оттиском с фразой того же содержания.

В обоих случаях после фразы «копия верна» ставится должность заверяющего, его ФИО и личная подпись. И так на каждом листе без исключения. Если ксерокопия была двусторонней, то заверяют каждую сторону.

На последнем листе обязательно должна содержаться информация о том, что сотрудник работает по настоящее время. Печать ставится на каждую сделанную надпись. При этом оттиск печати должен частично захватывать сам текст надписи и роспись заверяющего.

Можно воспользоваться и еще одним вариантом для заверения ксерокопии. Все отсканированные листы сшиваются ниткой, а на последнем листе эта нитка проклеивается кусочком чистой белой бумаги. Бумага не только скрепляет нить, не давая возможности подменить листы, на ней также ставится запись о том, что ксерокопия верна, затем только проставляется подпись заверяющего и печать организации.

Неправильное проставление печати, когда оттиск сделан на пустом месте или не захватит подпись заверителя, сделает копию недействительной.

Срок действия заверенной копии

Для получателя необходимо знать, сколько действительна копия трудовой книжки. Оформить ксерокопию нельзя на год или несколько лет. К сожалению, срок действия копии трудовой книжки довольно скоротечен. Он ограничивается всего одним месяцем со дня его выдачи. Конечно, имеет значение, зачем нужна копия трудовой книжки.

Например, если бумага берется с целью показать иному работодателю свой стаж и имеющиеся в профессии навыки, можно не обращать внимания на сроки. Наниматель просто получит справочную информацию и ему этого будет достаточно.

А вот если ксерокопию делают для получения кредита или загранпаспорта, то необходимо соблюдать установленные сроки.

Отсутствие ограничений по количеству полученных ксерокопий позволяет каждому работающему человеку обращаться за их получением к работодателю неограниченное количество раз.

Образцы документов

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

Источник: http://znatoktruda.ru/trudovaja-knizhka/zaverenie/

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Как заверить копию трудовой книжки для банка генеральному директору

Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров.

Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.

Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр.

Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством.

Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

  1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
  2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
  8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
  9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
  10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
  11. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

  • Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
  • Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
  • Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
  • При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
  • Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.

Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку.

Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут.

Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку.

Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Источник: https://ppt.ru/art/tk/kopiya

ГуруПрава
Добавить комментарий