Какие документы регистрируются на подпись руководству

Какие документы регистрируются на подпись руководству

Какие документы регистрируются на подпись руководству

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему — ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

Мы обязательно поможем.

Это быстро и бесплатно!

  • Регистрация исходящих документов
  • Обработка входящей корреспонденции
  • Глава 1. Документооборот
  • Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя
  • Организация делопроизводства в медицинских организациях
  • Обработка документов
  • Документы на подпись руководителю
  • Организация документационного обеспечения в ДОСААФ России

Регистрация исходящих документов

Спикер Верховной Рады Украины Дмитрий Разумков призвал народных депутатов в своих обращениях и запросах использовать исключительно собственноручные подписи, а не факсимиле. Об этом он заявил в ходе заседания ВР, сообщает корреспондент Букв.

Обращаясь к присутствующим в зале, Разумков напомнил, что для выполнения депутатских полномочий им были выданы бланки народных депутатов. Разумков уточнил, что в случае обращения депутатов к Правительству, согласно регламенту, не подлежат регистрации документы, подготовленные с использованием факсимильного воспроизведения подписи.

Он дал поручение аппарату ВР не регистрировать документы, в которых используются факсимильные подписи. Поэтому я прошу вас в работе не использовать так называемые факсимиле, а подписывать документы собственноручно.

Факсимиле — воспроизведение любого графического оригинала — рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи, монограммы, — передающее его вполне точно, со всеми подробностями.

Подписывайтесь на Буквы в Telegram и и читайте самые важные и свежие новости первыми!

Партнерский материал. Под данный принцип подпадут и нардепы от указанной политсилы.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Обработка входящей корреспонденции

Иль это все — она сама? Розширений пошук по форуму :: по порталу. Конечно, лучше б в автоматизацию, но все таки здесь больше заинтересованных Коллеги, очень хочу посоветоваться о технической схеме внедрения электронного документооборота. Давайте делиться опытом Расскажу, что планирую сама, и послушаю советов.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов.

Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, так как в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Все регистрационные журналы как и книги учета должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой не карандашом , журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив.

Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.

От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:.

Глава 1. Документооборот

Активировать демодоступ. Многие секретари руководителей зачастую сталкиваются с необходимостью передачи определенных документов на подпись своему непосредственному начальнику. Если быть точнее, это является одной из важнейших обязанностей секретаря.

От того, насколько быстро будет вынесено решение по тому или иному вопросу во многом зависит отлаженная деятельность всей организации. Поэтому давайте рассмотрим данный вопрос более подробно. Каждый секретарь имеет на своем рабочем столе ряд документов и папок, в которых он должен уметь быстро ориентироваться.

Более того, опытный секретарь всегда знает, какие документы и где лежат в данный момент. Чтобы не потерять важные деловые бумаги, требующие вынесения по ним решения, рекомендуем ознакомиться с данным материалом, который поможет вам существенно облегчить работу с документами.

В крупных организациях существует специальная служба ДОУ служба документационного обеспечения управления , которая организовывает и следит за движением всех деловых бумаг в компании. Одной из главных задач сотрудников данного отдела является сокращение временных затрат, необходимых для согласования того или иного решения.

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии. Признать утратившими силу:. Председатель Центральной. Секретарь Центральной.

Делопроизводство — комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.

Государственные услуги и информация онлайн. Утвердить прилагаемые Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования. Премьер-Министр Республики Казахстан Б.

Организация делопроизводства в медицинских организациях

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня г.

Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Министерстве культуры Российской Федерации далее — Инструкция приложение.

Руководителям структурных подразделений Министерства культуры Российской Федерации обеспечить изучение работниками Министерства Инструкции и неукоснительное соблюдение установленного порядка работы со служебными документами.

Татарников М. Центр изучения проблем здравоохранения и образования. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

Движение документов в организациях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, служебными регламентами, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.

При применении электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов.

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 500-27-29 Доб. 389
(звонок бесплатный)

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия.

Мы остановимся на первой составляющей — документообороте. Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Детализируя это понятие, можно сказать, что документооборот включает в себя прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также обработку и отправку исходящих документов. Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:.

Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях.

На что стоит обратить внимание при получении документа. регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении.

Спикер Верховной Рады Украины Дмитрий Разумков призвал народных депутатов в своих обращениях и запросах использовать исключительно собственноручные подписи, а не факсимиле. Об этом он заявил в ходе заседания ВР, сообщает корреспондент Букв.

Обращаясь к присутствующим в зале, Разумков напомнил, что для выполнения депутатских полномочий им были выданы бланки народных депутатов. Разумков уточнил, что в случае обращения депутатов к Правительству, согласно регламенту, не подлежат регистрации документы, подготовленные с использованием факсимильного воспроизведения подписи.

Он дал поручение аппарату ВР не регистрировать документы, в которых используются факсимильные подписи.

Документы на подпись руководителю

Обработка документов. Экспертиза ценности документов. Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение.

Организация документационного обеспечения в ДОСААФ России

В свою очередь, статус надлежащим образом оформленного первичного документа акт выполненных работ предоставленных услуг приобретет при наличии в нем всех обязательных реквизитов, определенных в ст. При этом следует отметить, что в соответствии с п. Электронная подпись накладывается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.

Обычно работу первого руководителя с документами выстраивает личный помощник.

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело.

Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет.

Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих.

На 85 лет существования ДОСААФ России далее — Общество организация и культура работы с документами в Обществе претерпели много изменений и отразили все перемены, касающиеся вопросов делопроизводства в стране.

Важное значение организации работы с документами уделялось в советский период. Нормативные локальные акты, регламентирующие деятельность службы ДОУ, устарели, работа по контролю и методическому руководству делопроизводства в Обществе не велась.

Наряду с остальными переменами предпринимаются активные попытки подъема и становления делопроизводства в Обществе. Деятельность ОДО регламентируется Положением, в котором определены его задачи и функции:.

На время отпуска, болезни или командировки его заменяет заместитель начальника отдела. Также в непосредственном подчинении начальника ОДО находятся корректор и четыре главных специалиста.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая г. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ:

Источник: https://sanrimo.ru/trudovoe-pravo/kakie-dokumenti-registriruyutsya-na-podpis-rukovodstvu.php

Регистрация входящих документов

Какие документы регистрируются на подпись руководству

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется  значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.
ОАО «Кучка»Вх. №  011822.08.2014
  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 
Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

К записи 200 комментариев

Источник: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/registrasiya-vhodyasih-dokumentov.html

Организация работы директора с документами

Какие документы регистрируются на подпись руководству

Обычно работу первого руководителя с документами выстраивает личный помощник. Именно от него (а чаще – от нее) зависит, когда на стол к директору попадут и будут рассмотрены входящие письма и когда исполнители получат исходящие и внутренние документы с подписью директора.

Правило, действующее всегда и везде: культура обращения с документами в организации зависит от того, как обращается с ними первый руководитель.

Если он считает, что по важным вопросам нужно звонить, а не писать, то помощник должен настроиться на преодоление серьезных препятствий при выстраивании системы делопроизводственной работы.

Основным препятствием будет сам директор, который искренне не понимает, почему он должен рассматривать и подписывать ежедневно целую гору бумаг. Обычно этим грешат руководители-«технари».

Метод «борьбы» здесь один – постепенно и методично доносить до шефа, что работа с документами имеет не меньшее значение, чем производственная деятельность. Рано или поздно директор «перевоспитается» или, по крайней мере, смирится с этой нудной обязанностью, в крайнем случае – передаст полномочия по рассмотрению и подписанию другим топ-менеджерам.

Сбор и подача документов на рассмотрение

Как минимум один раз в день директору на стол нужно класть папку «На подпись».

Сбор документов на рассмотрение и подпись директора должен происходить при минимальном участии помощника.

Лучше всего использовать обыкновенный лоток для бумаги, который будет находиться у секретаря общей приемной или канцелярии (если она есть).

Время от времени помощник лично забирает накопившееся в лотке или ему приносит документы кто-то из коллег. Главное, чтобы даже отсутствие помощника руководителя не влияло на передачу сотрудниками документов на подпись.

При небольшом объеме документов подавать их на рассмотрение можно один раз в день, во второй половине, за полтора-два часа до окончания рабочего дня. Все накопленное за день в лотке «на подпись» помощник предварительно внимательно просматривает и отделяет друг от друга:

  • входящие документы;
  • документы кадрового делопроизводства;
  • внутренние документы и проекты исходящих документов.

Обратите внимание!

В зависимости от деятельности компании этот список может быть дополнен специфической документацией: проектами, схемами и т.п.

Входящие документы должны быть просмотрены в день поступления. Среди них могут быть запросы проверяющих и контролирующих организацию государственных органов, содержащие довольно короткие сроки исполнения, тянуть с рассмотрением которых нельзя, или письма от физических лиц, порядок обращения с которыми регулируется специальным законодательством.

Документы кадрового делопроизводства – это отдельная, отличная от управленческой, система документации.

Копить такие документы нельзя, и подписывать лучше в день создания, тем более что ими часто оформляются денежные расчеты с работниками.

Жизнь есть жизнь, и если завтра руководитель уйдет на больничный, то оставшиеся неподписанными документы по личному составу могут создать для компании лишние проблемы.

Внутренние документы и проекты исходящих писем – самая «безопасная» категория из рассматриваемых нами, но это не означает, что они могут подождать. Не могут: именно они обеспечивают производственные и бизнес-процессы компании.

Учитывать ли переданные руководителю на рассмотрение и подпись документы? Если да, то как?

Лучше учитывать. К сожалению, у помощника не всегда есть на это время, но статистика неумолима: чем больше документов поступает в приемную, тем выше вероятность того, что рано или поздно один из них потеряется. По закону подлости это обязательно будет нечто очень важное и с трудом подлежащее восстановлению.

Учитывать документы, переданные директору на подпись, можно и вручную.

Не обязательно разрабатывать для этого специальную табличную форму, тем более выдумывать отдельную систему нумерации (последнее не только бессмысленно, но и вредно), – достаточно толстой тетради и шариковой ручки.

В тетрадь секретарь коротко запишет идентификационные данные документа (или проекта документа), а когда директор вернет стопку бумаг – отметит каждую из них галочкой и укажет, кому этот документ или проект передан.

Если документ поступил после того, как директор получил свою папку «На подпись», то он будет ждать следующего дня. Эту позицию помощнику придется отстаивать жестко, чтобы приучить коллег к дисциплине.

Исполнители должны знать: если документ должен попасть к директору сегодня, то принести в приемную его нужно до 16 часов, и ни минутой позже. Это не прихоть помощника, а распорядок рабочего дня первого лица организации.

Руководитель не может отвлекаться на каждый документ, в норме он уделяет им время один раз в день.

Рассмотрение документов

Помощник должен знать позицию директора по разным вопросам деятельности организации. Это один из маркеров его профессионализма, ведь грамотный помощник может предсказать мнение своего шефа относительно любого производственного вопроса. Фундамент этого знания – совместное рассмотрение документов, во время которого помощник:

  • получает информацию обо всех актуальных проблемах и задачах организации;
  • при необходимости в режиме реального времени получает от руководителя задания, что сделать по тому или иному вопросу;
  • может немедленно вызвать или соединить директора с кем-то из работников, что значительно ускоряет решение текущих задач;
  • имеет время для того, чтобы отметить рассмотренные директором документы в своей учетной тетради или блокноте и тем самым гарантировать то, что они не потеряются.

Передача документов исполнителям

Если есть возможность, то постановку задач, регистрацию и передачу документов исполнителям помощник должен делегировать делопроизводителям или другим секретарям. Иначе в распорядке рабочего дня помощника образуется значительный перекос в сторону ДОУ, а эта деятельность (как бы важна она ни была) –лишь одна из составляющих его расписания.

Рассмотренные руководителем документы можно разделить на две части:

1) те, по которым нужно поставить задачи исполнителям (возможно, взять на контроль);

2) те, что нужно просто передать их авторам для дальнейшей работы.

Вероятно, многие из документов второй группы предварительно нужно будет зарегистрировать.

Приоритет в обработке – за документами, которые будут поставлены на контроль и отправятся исполнителям в качестве заданий. Документами другой группы можно заниматься, когда удастся выкроить для них пару часов или по запросу исполнителя, явившегося за переданным директору документом.

Для документов, которые готовы и могут быть переданы исполнителям, рекомендуется завести специальные лотки или шкаф (полку) с секциями. Каждая секция будет соответствовать конкретному структурному подразделению, работники которого сами приходят и забирают свои документы.

Располагаются такие шкафы обычно в канцелярии или в специально выбранном и огороженном помещении компании, где ограничен доступ посторонних. В приемной первого лица организации им, конечно, не место.

Так ли срочно, как кажется?

Далеко не каждый документ, который исполнитель принес в приемную бегом и со словами: «Подпишите у директора, это очень срочно!», нужно немедленно нести на подпись.

Как показывает опыт, очень часто срочность обусловлена не тем, что без этой подписи встанет производство, а тем, что сегодня – последний день исполнения документа, и если автор не зарегистрирует его до конца дня, то получит «просрочку».

Помощник, во-первых, должен знать, какие документы и темы являются действительно важными и срочными, а во-вторых, внимательно просматривать каждый документ, который принесли директору на рассмотрение или на подпись.

Перечень срочных и проблемных вопросов всегда оговаривается с директором, а единый порядок подачи срочных документов на подпись устанавливается для всех исполнителей и закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Взаимодействие с канцелярией

Если помощник руководителя не единственный воин на полях делопроизводства и в компании есть канцелярия или сотрудник, который отвечает за прием документов, очень важно определить с ним порядок взаимодействия в некоторых ситуациях, в частности:

  • при поступлении письма со сроком, который истекает сегодня или завтра;
  • при поступлении срочного документа тогда, когда директор уже получил свою папку «На подпись»;
  • при краткосрочном или долговременном отсутствии помощника.

Если руководителей несколько…

Распространенная практика на российских предприятиях: на несколько топ-менеджеров приходится всего один помощник, который должен поддерживать документационное обеспечение деятельности каждого из них[1]. Выше мы описали примерный сценарий поведения помощника генерального директора. Если же помощник один, а директоров несколько, то действовать приходится по-другому.

Предлагаем помощнику вспомнить старый, несколько хамоватый, зато действенный принцип: «Вас много, а я одна». Только грамотное распределение его сил способно обеспечить выполнение всех функций и нормальную работу приемной.

В этой ситуации помощнику рекомендуется подойти к каждому из подопечных директоров и оговорить с ним желаемую форму работы. У каждого из руководителей собственный стиль управления: один привык начинать каждое утро с оперативного совещания, за час до которого он рассматривает поступившие документы, чтобы можно было задать все вопросы подчиненным сразу же на планерке.

Второй живет в вечном цейтноте, и у него нет целого часа на рассмотрение документов, зато он может подписывать по несколько документов в течение дня… Все эти особенности и требования нужно собрать и учесть, после внести в единый график передачи документов на подпись.

График можно повесить на стене в приемной или в канцелярии – там, где стоят лотки или боксы для сбора документов директоров этой приемной (см. Пример).

Все остальные принципы работы с документами тандема «директор–помощник» остаются прежними, и количество директоров на одного секретаря уже не играет особой роли.

Помощник должен по минимуму участвовать в сборе документов на рассмотрение/подпись и распределении рассмотренных дел и по максимуму – в самом процессе.

К сожалению, при работе с несколькими руководителями помощнику не удастся присутствовать при рассмотрении документов каждым из них – не может же он раздвоиться. Но если есть возможность, то поучаствовать нужно, хотя бы по очереди – чтобы быть в курсе происходящего и помогать оперативно решать вопросы.

Если помощник руководителя изначально работал с генеральным директором, а потом получил других «топов», что называется, в нагрузку, то о приоритетах и говорить нечего: в первую очередь исполняются поручения генерального директора, а уже потом, по остаточному принципу, – его заместителей или директоров по направлениям. Просрочки и нехватка времени помощника на всех директоров здесь неизбежны, поэтому это не самый эффективный способ организации работы приемной.

Высший пилотаж – внести правила работы с документами каждого из директоров в регламенты организации, как вариант – в инструкцию по делопроизводству, например:

7. Прием, обработка, регистрация и рассмотрение поступающей корреспонденции

[…] 7.18. Зарегистрированные СДОУ документы передаются на рассмотрение генеральному директору Общества или директорам по направлениям деятельности Общества (далее – Руководству).

7.19. Передача документов на рассмотрение Руководству осуществляется ежедневно:

– генеральному директору – ежедневно, не позднее 16:00;

– заместителю генерального директора по правовым вопросам – ежедневно, не позднее 16:00;

– заместителю генерального директора по безопасности – ежедневно (внутренние документы – не позднее 10:00, входящие – не позднее 17:00);

– директору по реализации готовой продукции – ежедневно, в течение дня;

– финансовому директору – ежедневно, не позднее 17:00;

– главному бухгалтеру – ежедневно, не позднее 9:00;

– директору по производству – ежедневно, два раза: не позднее 12:00 и не позднее 17:00.

7.20. Документы, требующие немедленного рассмотрения, могут быть переданы Руководству немедленно после передачи в приемную.

Приведем блок-схему процесса передачи документов на рассмотрение руководителю. В условной организации, в которой происходит этот процесс, помимо помощника работает делопроизводитель. В отсутствие делопроизводителя его функции выполняет помощник.

 

[1]Подробнее см.: Юдакова М.А. Между молотом и наковальней, или Что делать, если у вас два начальника? // Секретарь-референт. 2011. № 9. С. 13–15.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/2_2016/dir_doc/

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Какие документы регистрируются на подпись руководству

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано.

Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений.

Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.
  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).
  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

скачать

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Источник: https://clubtk.ru/osnovy-deloproizvodstva-i-dokumentooborota-dlya-novichkov

Документы на подпись руководителя | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Какие документы регистрируются на подпись руководству

Многие секретари руководителей зачастую сталкиваются с необходимостью передачи определенных документов на подпись своему непосредственному начальнику.

Если быть точнее, это является одной из важнейших обязанностей секретаря. От того, насколько быстро будет вынесено решение по тому или иному вопросу во многом зависит отлаженная деятельность всей организации.

Поэтому давайте рассмотрим данный вопрос более подробно.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как организовать передачу документов на подпись;
  • в какие сроки необходимо передавать документы;
  • как организовать эффективный документооборот.

Каждый секретарь имеет на своем рабочем столе ряд документов и папок, в которых он должен уметь быстро ориентироваться.

Более того, опытный секретарь всегда знает, какие документы и где лежат в данный момент.

Чтобы не потерять важные деловые бумаги, требующие вынесения по ним решения, рекомендуем ознакомиться с данным материалом, который поможет вам существенно облегчить работу с документами.

Организация передачи документов на подпись

В крупных организациях существует специальная служба ДОУ (служба документационного обеспечения управления), которая организовывает и следит за движением всех деловых бумаг в компании.

Одной из главных задач сотрудников данного отдела является сокращение временных затрат, необходимых для согласования того или иного решения. Более того, служба ДОУ занимается тем, что организовывает отлаженный «путь», по которому из раза в раз перемещаются документы внутри компании.

Проще всего реализовать оперативное движение документов если в каждом отделе компании будет ответственный сотрудник, ответственный за передачу деловых бумаг.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Оформление и отправка исходящих документов»

Если речь идет о небольшой компании, то, как правило, наличие службы ДОУ является, скорее, ненужной затратой, поэтому вся ответственность за документооборот возлагается на секретаря. В этом случае можно обзавестись папками для документов, ожидающих ознакомления. Отметим, что при этом следует хранить отдельно документы ожидающие решения и деловые бумаги, решение по которым уже вынесено.

Сроки передачи документов на подпись

Для начала отметим, что большая часть документов не имеет обязательного срока, в течение которого по ним должно быть вынесено решение. Однако, если речь идет о документах от контролирующих органов, то большая часть из них содержит определенные сроки, за которые необходимо ознакомиться с документом и отправить ответное письмо или решение.

Более того, многие бухгалтерские документы (выставленные счета от подрядчиков, поставщиков и т.д.) также имеют срок действия, по истечению которого необходимо запрашивать новый документ.

Именно поэтому документы ожидающие решения должны передаваться на подпись руководителю как можно быстрее, чтобы возникшие задержки не сказывались на деятельности всей компании.

Также следует знать, что передача документов на ознакомление должна осуществляться в определенное время. Любой руководитель будет недоволен, если секретарь будет неоднократно приносить на подпись по одной бумажке. Именно поэтому следует составить расписание, согласно которому будет осуществляться прием документов и их согласование.

К примеру, согласно закону Парето, 80% эффективности достигаются в первые 20% рабочего времени. Поэтому рекомендуем передавать документы ожидающие решения в первой половине дня. Таким образом, ваш руководитель сможет детально ознакомиться с ними и принять решения по важным вопросам уже ко второй половине рабочего дня.

Отметим, что документы, требующие безотлагательного решения, должны передаваться на подпись сразу же после их получения.

Эффективный документооборот

Эффективность документооборота можно оценить, в первую очередь, по соотношению его качественных, количественных и временных показателей.

Качественные параметры — это принадлежность системы к автоматизированному, традиционному или смешанному типу; маршруты и стадии движения документов.

Количественные характеристики — это показатели объема документов, плотности потоков. Временные — скорость прохождения документом полного цикла.

Долой ежедневники! Какие программы помогут секретарю спланировать рабочий день руководителя

Для оптимизации документооборота необходимо соблюдение следующих условий:

  • наличие единого регламента оформления служебной документации и работы с ней;
  • исключение дублирующих делопроизводственных процессов за счет четкого распределения функций между сотрудниками;
  • современное техническое оснащение документационного обеспечения управления;
  • целесообразность и оправданность делопроизводственных операций;
  • сочетание традиционного и электронного делопроизводства, документационного и бездокументного обеспечения.

Несмотря на то, что резолюции выносят руководители, секретарь должен контролировать этот процесс и может в некоторой степени повлиять на него. То есть отслеживать, чтобы текст резолюции был сформулирован максимально конкретно, исключал возможные вопросы исполнителя.

Например, если руководитель просто указал фамилию сотрудника и дату исполнения, а суть поручения не описал, либо оно расплывчато («Прошу рассмотреть») такая резолюция неинформативна, и задача секретаря – объяснить это руководителю и попросить дополнить резолюцию.

В таких случаях нельзя давать ход документу без уточнений, так как это чревато неисполнением распоряжения.

Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов»

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210764-qqq-17-m1-dokumenty-na-podpis-rukovoditelya

ГуруПрава
Добавить комментарий