Положение о согласовании договоров на предприятии образец

Положение о согласовании договоров на предприятии образец

Положение о согласовании договоров на предприятии образец

Положение о договорной работе на предприятии Положение о договорной работе на предприятии — документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании.

Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения. По сути дела договор — это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Роль документа Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Положение о порядке ведения договорной работы
  • Положение о договорной работе: цели и содержание
  • Документооборот договоров: мастер-класс
  • Полезный образец: положение о договорной работе
  • Лист согласования договора
  • Положение о договорной работе на предприятии

Положение о порядке ведения договорной работы

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Договорное право: общие положения, виды и составление договоров

Порядок действий, который установят в положении о договорной работе компании, является обязательным для всех сотрудников.

Составьте положение об организации договорной работы, чтобы: систематизировать такую работу, скоординировать действия подразделений и специалистов компании, распределить сферы ответственности сотрудников на разных этапах работы, обеспечить необходимый контроль.

В положении о договорной работе на предприятии указывают функции подразделений и круг ответственных лиц В локальном акте, как правило, закрепляют: какой стратегии компания придерживается в договорной работе; какие отделы и подразделения компании, а также должностные лица участвуют в работе, какие функции исполняют и в каком порядке взаимодействуют; кто отвечает за необходимые действия на том или ином этапе; в каком порядке доводят решения руководства до исполнителей; в какой последовательности и кто рассматривает документы, относящиеся к договору и т.

Обычно положение о порядке ведения договорной работы оформляют в виде единого документа. Однако это может быть группа документов, каждый из которых посвящен отдельному этапу и регламентирует действия части персонала.

Проверьте содержание документа по образцу положения о договорной работе на предприятии Задача положения о порядке ведения договорной работы — закрепить понятный и эффективный механизм взаимодействия руководства, отделов и специалистов компании.

Это один из инструментов управления бизнес-процессом. Поскольку у каждой компании свои бизнес-процессы и своя специфика, разрабатывать документ о ведении договорной работы следует с учетом этих особенностей и под нужды конкретной организации.

Скачайте образец положения о договорной работе и проверьте свои локальные акты. Образец положения о договорной работе Образец положения о договорной работе При разработке положения о договорной работе компании учитывают особенности бизнеса Когда создают положение о договорной работе, положение разрабатывают с учетом специфики деятельности компании.

Тем не менее, можно выделить общие моменты, которые чаще всего отражают в этом локальном акте: Как вести преддоговорную работу. Также отмечают, в каком порядке контрагенту передают аналогичную информацию о компании.

Как учитывать входящую и исходящую документацию в процессе работы с договором.

Как заключают договор, а также по какому алгоритму согласуют текст основного документа и дополнительных протоколов разногласий , дополнительных соглашений и т.

В каком порядке заявляют о разногласиях и оформляют, что нужно сделать для урегулирования разногласий. Как внести изменения в договор или расторгнуть его. Как контролировать исполнение договора и соблюдение условий соглашения.

Как работать с документами, которые подтверждают исполнение обязательств. Какие требования компания предъявляет к регистрации, учету и хранению договора и других документов, которые имеют отношение к сделке.

Как вести претензионно-исковую работу.

После того, как положение о договорной работе подготовят, локальный акт нужно принять и ввести. Издают приказ об утверждении положения по договорной работе. Это делает единоличный исполнительный орган или иной орган управления, если у него есть такие полномочия. Смотрите видеолекцию Как организовать договорную работу в компании.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование. Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации см.

Раздел 1. Задачи Положения в сфере Договорной работы: разграничение компетенции между подразделениями Компании; определение порядка и форм взаимодействия между подразделениями Компании; определение ответственности за нарушение порядка осуществления Договорной работы.

Действие Положения распространяется на любые договоры, за исключениями, установленными Положением и иными внутренним документами Компании. Действие Положения не распространяется на трудовые договоры и другие соглашения, подпадающие под действие трудового законодательства.

На договоры, заключаемые в рамках проектов, действие Положения распространяется, если иное не установлено решением об открытии проекта.

Положение о договорной работе: цели и содержание

Контрагент — юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также иностранные участники делового оборота, с которыми заключается договор. Раздел II. Подраздел 1.

Общие требования к представляемым документам 1.

В случае непредставления документов переданный в юридический отдел на рассмотрение договор подлежит возврату обратно исполнителю без визы начальника юридического отдела.

Документооборот договоров: мастер-класс

Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении.

В дополнение можно предусмотреть освобождение Агентства от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов.

В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах. Заключение договоров 4.

Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Агентство, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора в случае необходимости либо договор, подписанный контрагентом. В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации Клиентскому отделу Агентства необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Агентства.

Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия организации и является составляющей частью Положения о договорной работе.

Порядок действий, который установят в положении о договорной работе компании, является обязательным для всех сотрудников.

Составьте положение об организации договорной работы, чтобы: систематизировать такую работу, скоординировать действия подразделений и специалистов компании, распределить сферы ответственности сотрудников на разных этапах работы, обеспечить необходимый контроль.

В положении о договорной работе на предприятии указывают функции подразделений и круг ответственных лиц В локальном акте, как правило, закрепляют: какой стратегии компания придерживается в договорной работе; какие отделы и подразделения компании, а также должностные лица участвуют в работе, какие функции исполняют и в каком порядке взаимодействуют; кто отвечает за необходимые действия на том или ином этапе; в каком порядке доводят решения руководства до исполнителей; в какой последовательности и кто рассматривает документы, относящиеся к договору и т. Обычно положение о порядке ведения договорной работы оформляют в виде единого документа. Однако это может быть группа документов, каждый из которых посвящен отдельному этапу и регламентирует действия части персонала. Проверьте содержание документа по образцу положения о договорной работе на предприятии Задача положения о порядке ведения договорной работы — закрепить понятный и эффективный механизм взаимодействия руководства, отделов и специалистов компании. Это один из инструментов управления бизнес-процессом. Поскольку у каждой компании свои бизнес-процессы и своя специфика, разрабатывать документ о ведении договорной работы следует с учетом этих особенностей и под нужды конкретной организации.

Полезный образец: положение о договорной работе

Договорный процесс В этом разделе нужно прописать цель, задачи и принципы осуществления договорной работы и процедуру рассмотрения и согласования договоров. Процедура согласования договоров Важные моменты процедуры согласования договоров, которые нужно пропписать в положении о договорной работе: Формат, в котором предоставляется договор. Конечный, утвержденный вариант распечатывается.

.

Закон и право действуют – доверьтесь профессионалам: 8 () ! Запрос согласования договора – электронное сообщение, содержащее.

.

Положение о договорной работе на предприятии

.

.

.

.

.

Источник: https://dynamoleningrad.ru/byudzhetnoe-pravo/polozhenie-o-soglasovanii-dogovorov-na-predpriyatii-obrazets.php

Визирование договоров на предприятии

Положение о согласовании договоров на предприятии образец

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк Положения о договорной работе на предприятии .docСкачать образец Положения о договорной работе на предприятии .doc

Что вкладывается в понятие «договор»

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

По сути дела договор – это универсальный инструмент любого предприятия для регулирования внутренних и внешних связей.

Роль документа

Положение о договорной работе обрисовывает стандартную схему работы с различного рода договорами. Обычно оно разрабатывается в крупных компаниях, где большой поток документации, проходящей через разные отделы.

Документ нужен для того, чтобы каждый работник, в чьи обязанности входит работа с контрагентами, знал о том, как, в какие сроки и при соблюдении каких условий нужно заключать договоры, как их исполнять и что делать после их подписания.

Положение указывает на конкретных лиц, которые несут ответственность за разработку и ведение договоров, а также на подразделения предприятия (обычно это юридический и бухгалтерский отделы), специалисты которых обязаны проверять и анализировать данные документы.

Положение регулирует порядок заключения договоров, в том числе по части визирования и подписания, устанавливает правила и нормы их учета, а также общие и индивидуальные условия, соблюдение которых является обязательным в том или ином случае.

Положение может касаться самых разных договоров: трудовых, подрядных, арендных, купли-продажи и т.д.

Срок действия Положения обычно не ограничен и заканчивается только с выпуском отдельного приказа со стороны руководства компании.

При этом вносить в него поправки можно в любое время по мере необходимости.

Кто разрабатывает Положение

Обязанность по разработке Положения обычно возлагается на юрисконсульта организации или стороннего юриста. В некоторых случаях эту работу проделывает сам руководитель предприятия.

Однако, вне зависимости от того, кто окажется непосредственным разработчиком Положения, это должен быть человек, знакомый с Гражданским и Трудовым кодексом РФ, а также имеющий представление о должностных обязанностях того или иного работника организации.

Основные моменты Положения, особенности документа

Единого, унифицированного бланка Положения нет, так что работники организаций и предприятий могут писать его в произвольном виде или по шаблону, который действует внутри компании. Главное, соблюсти некоторые, обязательные для подобного рода документов, требования.

Положение должно иметь определенную структуру. В начале отводится место для резолюции главного лица компании. Далее идет основная часть, разделенная на несколько разделов. Основные из них:

  • преддоговорные отношения с контрагентами;
  • порядок разработки договора;
  • урегулирование разногласий и условия подписания договоров;
  • порядок текущей работы с контрагентами;
  • назначение ответственных лиц.

При необходимости основная часть может быть дополнена любыми другими пунктами (например, о процедуре расторжении или внесения изменений в ранее заключенный договор или об анализе эффективности исполненных договоров и отчетности по ним) – в зависимости от индивидуальных особенностей предприятия.

Количество разделов и содержание Положения находится в прямой зависимости от потребностей компании и задач, которые стоят перед разработчиками.

В некоторых случаях к Положению могут быть приложены унифицированные формы тех или иных договоров, действующих в компании.

Положение обязательно должно быть заверено оригинальной подписью директора организации или работника, уполномоченного действовать от его лица.

Удостоверять положение при помощи печати надо только в том случае, если использование клише для подобного рода бумаг прописано в учетной политике фирмы.

Образец положения о договорной работе на предприятии

В начале документа (слева или справа), как уже говорилось выше, обязательно должно быть отведено место под резолюцию руководства организации. Оформить ее можно двумя способами:

  1. указать должность руководителя предприятия, его ФИО и поставить подпись;
  2. внести ссылку на документ (приказ, распоряжение), которым данное Положение было утверждено;

Также обязательно надо поставить дату визирования.

Ниже идут разделы, в которые включаются все необходимые условия, которые должны соблюдаться при ведении договоров:

  • в первый блок обычно вписываются общие положения, в том числе всё, что касается самого понятия «договор», в каких целях заключаются договоры, кто должен ими заниматься и т.п.;
  • во вторую часть вносится порядок подготовки к заключению договора: прием заявок от контрагентов, документы, которые нужны для заключения договора, условия подписания протокола разногласий и листа согласований и прочие предварительные мероприятия;
  • в третью часть включаются требования к контролю за исполнением договоров, нормы по их хранению и учету, а также вписываются ответственные сотрудники.

Ознакомление с положением

После того, как Положение будет разработано и подписано у директора предприятия, его исполнение становится обязательным. Поэтому, каждый работник, имеющий отношение к работе с договорами, должен быть ознакомлен с ним под роспись.

Нарушение какого-либо из пунктов Положения навлекает дисциплинарную ответственность, которая может быть выражена как в простом письменном замечании, так и в выговоре (с внесением в личное дело), особенно, если оно приводит к срыву договора или материальному ущербу для компании.

Источник: https://assistentus.ru/forma/polozhenie-o-dogovornoj-rabote/

Приказ о визировании документов юристом

создайте положение о визировании, в которой определите что, как и кто будет визировать. согласование проекта приказа с юристом до его подписания директором.SvirA 15 Дек 2002 У нас подобное прописано в инструкции по делопроизводству на предприятии (где влючен порядок издания приказов, распоряжений, инструкции, положений и конечно их визирование- кто, когда, в каких случаях).

А в данный момент на новой работе такого порядка не заведено. Подписывает директор и все. Но чувствую, что пора уже начинать визировать приказы, но вот не знаю чем это обосновать и как убедить директора, что это необходимо не для моего личного интереса, а для пользы дела. И еще чем это может быть регламентировано?

внутренним каким-то локальным актом типа Инструкция по визированию приказов. Ну и что там писать — одна страница и все. Про договоры понятно, там мы много написали, а вот про приказы не получается.

О порядке подготовки и подписания договоров (соглашений)

Конечно, неправильно, поскольку управленческий смысл процедуры согласования – оценка рисков подготовленного в проекте приказа управленческого решения.

Каждый участник процедуры согласования имеет право оценивать риски, минимизировать их, предлагая новое решение, уточняя формулировки, сроки, исполнителей только в пределах своей зоны ответственности, установленной положением о подразделении и должностной инструкцией.

Источник: http://gloria1.ru/vizirovanie-dogovorov-na-predpriyatii/

Положение о договорной работе, автоматизация работы с договорами в организации

Положение о согласовании договоров на предприятии образец

Управляющий партнёр «Юрайт»

Борис руководил 100+ внедрениями IT-решений в крупных юридических департаментах и юрфирмах.

Положение о договорной работе – это ключевой внутренний локально-распорядительный документ, который регламентирует все основные стадии договорного процесса. Работа с договорами в организации нуждается в регламентации по следующим причинам:

  • При отсутствии Регламента сроки согласования договоров отсутствуют, задерживаются, в результате может дойти вплоть до срывов сделок.
  • Если нет регламента, то не определены зоны ответственности и меж функционального взаимодействия подразделений.
  • Автоматизация договорной работы займет значительно меньше времени и ресурсов, если она до этого была регламентирована.

Положение как основа договорной работы

Именно по этой Причине в каждой организации, в деятельности которой заключение новых договоров – распространённая практика, должно быть разработано и утверждено Положение о договорной работе, составной частью которого может быть регламент согласования договоров.

Следует отметить, что такой регламент может быть и самостоятельным документом, однако мы рекомендуем включать его в состав Положения как один из разделов, поскольку, как мы могли убедиться, согласование договора – это хотя и наиболее важная, но далеко не единственная стадия договорной работы.

Структура Положения о договорной работе

Образец положения о договорной работе приводить в рамках этой статьи не целесообразно, т.к. этот документ должен быть разработан с учетом бизнес-специфики каждого предприятия и утвержден его руководством. Однако можно выделить пункты и разделы Положения, которые достаточно универсальны и могут быть инкорпорированы в любой Регламент.

Вот эти разделы:

  1. Общие положения
  2. Подготовка проекта
  3. Согласование проекта
  4. Визирование и подписание
  5. Регистрация и хранение договора
  6. Контроль исполнения и прием исполненных обязательств
  7. Ведение переговоров
  8. Распределение компетенции и ответственности

Автоматизация как следствие регламентации договорной работы

Как и во многих других областях деятельности, автоматизация договорной работы – это всего лишь логичное продолжение ее регламентации.

Наличие на предприятии регламента (положения) о порядке заключения и исполнения договоров свидетельствует о его высоком уровне зрелости и готовности внедрять систему электронного согласования и работы с договорами.

Cогласовывайте договоры внутри компании быстро и удобно вместе с «Юрайт».

Можно утверждать, что автоматизированная система работы с договорами является образцом выполнения Положения. Иными словами, после того, как договорная работа в организации регламентирована, самое время заняться ее автоматизацией.

Программа «Юрайт: Согласования и договоры» является удобным и современным решением для комплексной автоматизации договорной работы. Ее внедрение позволяет создать в организации полноценную электронную систему согласования, которая позволит:

Создавать и изменять карточки договора, фиксировать их основные условия:

Заполнение карточек договоров

Гибко настроить маршруты параллельного, последовательного и смешанного прохождения договора в зависимости от их параметров (условий):

Согласование входящих договоров

Регистрация маршрута согласования

Выполнять задачи по согласованию как в системе, так и через обычную электронную почту:

Согласование договора в системе

Согласование договора в почте

Получать автоматические оповещения ответственному за договор о прогрессе согласования, включая случаи просрочки:

Автоматические оповещения

Согласование договоров займа

Контролировать сроки действия договора, его подписание и прекращение (расторжение):

Обратная связь с реестров договоров

Широко управлять процессом согласования, отправлять на доработку, запрашивать доп. информацию:

Запрос дополнительной информации

Запрос дополнительной информации

Осуществлять строгий автоматический контроль за вносимыми правками: даты, лица, содержания, с функцией сравнения различий в формате правки MS Word

Контроль за вносимыми правками

Контроль за вносимыми правками

Согласовывайте и продлевайте договоры быстро и удобно с решением от Юрайт

Close

Источник: http://you-right.ru/stati/soglasovanie-i-dogovory/polozhenie-o-dogovornoy-rabote-v-organizacii

Положение о договорной работе на предприятии

Положение о согласовании договоров на предприятии образец

[организационно-правовая форма,наименование организации, предприятия]Утверждаю[подпись, Ф. И. О., должность лица, утверждающего положение][число, месяц, год]М. П.

1.1. Настоящее Положение о договорной работе устанавливает единообразный порядок подготовки, согласования, заключения, учета, регистрации, хранения и контроля за исполнением гражданско-правовых договоров в [наименование предприятия] (далее — Предприятие).

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом Предприятия, иными нормативными правовыми актами и устанавливает общие нормы организации договорной работы на Предприятии.

1.3. Настоящее Положение распространяется на гражданско-правовые договоры, контракты, соглашения, заключаемые от имени Предприятия уполномоченными должностными лицами, в том числе на дополнительные соглашения, изменения и дополнения к договорам (контрактам).

1.4. Настоящее Положение обязательно к применению всеми структурными подразделениями Предприятия.

2.1. Предприятие заключает договоры, как с юридическими, так и с физическими лицами.

2.2. Заключаемые на Предприятии договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

2.3. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена локальными нормативными актами Предприятия.

3.1. Подготовку проекта договора осуществляет [наименование структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение предприятия] (далее — исполнитель) по письменной заявке структурного подразделения Предприятия, инициирующего заключение договора.

3.2. Подготовка проекта договора включает в себя составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему. Перечень и содержание приложений устанавливаются при подготовке и заключении договора.

3.3. Проект договора разрабатывается с учетом требований законодательства Российской Федерации, а также локальных нормативных актов Предприятия.

3.4. При подготовке проекта договора учитываются особенности предмета и конкретные условия совершения договора, статус контрагента, максимальное обеспечение защиты интересов Предприятия.

3.5. При необходимости подготовки проекта договора, связанного с реализацией особо сложной задачи, по решению руководителя Предприятия могут создаваться рабочие группы по подготовке проекта договора.

3.6. Проект договора подлежит обязательному согласованию следующими должностными лицами структурных подразделений Предприятия: [указать перечень должностных лиц структурных подразделений, согласовывающих проекты договоров].

3.7. Визирование проекта договора лицами, указанными в пункте 3.6 настоящего Положения, осуществляется на последнем листе экземпляра проекта договора.

Лицо, завизировавшее проект договора, обязано указать свою должность, фамилию и инициалы, а также дату визирования проекта договора.

Спецификации, сметы, технические задания, календарные планы, оформленные в качестве приложений к проекту договора, а также иные приложения к проекту договора визируются только теми должностными лицами, к компетенции которых относится право определять их содержание.

3.8. При несогласии визирующего лица с отдельными условиями договора его замечания излагаются на отдельном листе замечаний. При этом на проекте договора, рядом с визой делается отметка «замечания прилагаются». Замечания излагаются в виде предлагаемой редакции пункта проекта договора, с которым визирующее лицо не согласно либо которым оно хотело бы дополнить проект договора.

3.9. На прохождение процедуры согласования каждого проекта договора предоставляется не более [значение] рабочих дней в каждой согласующей инстанции.

3.10. В соответствии с полученными замечаниями исполнитель изменяет проект договора или оформляет протокол разногласий. Протокол разногласий должен содержать: дату составления протокола разногласий, номер и наименование договора, нумерацию и редакцию оспариваемых и (или) дополняемых пунктов договора сторон (представившей и оспаривающей/дополняющей).

3.11. Исполнитель после получения всех необходимых виз направляет проект договора контрагенту для подписания и проставления печати.

3.12. Правовая экспертиза проектов договоров, которые поступают Предприятию от контрагентов, проводится [наименование структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение предприятия].

3.13. Правом подписания договоров и иных, относящихся к ним документов, влекущих возникновение и изменение обязательств Предприятия, обладает руководитель Предприятия или иной сотрудник Предприятия, действующий на основании соответствующей доверенности, выданной руководителем Предприятия.

3.14. Согласованный проект договора в количестве экземпляров, необходимом для его заключения, с имеющимися приложениями, протоколом разногласий, не позднее [значение] рабочего дня со дня его получения передается исполнителем для подписания руководителю Предприятия или лицу, уполномоченному на подписание договора.

3.15. Руководитель Предприятия или лицо, уполномоченное на подписание договора, подписывает все экземпляры договора, приложения к договору, протоколы и указывает дату подписания. Экземпляры договора подлежат скреплению печатями.

4.1. Регистрацию и хранение оригиналов заключенных договоров и иных документов обеспечивает [наименование структурного подразделения] Предприятия в соответствии с установленным порядком.

4.2. Исполнитель передает оригинал заключенного договора на регистрацию и хранение ответственному должностному лицу [наименование структурного подразделения] Предприятия в течение [значение] календарных дней с момента его заключения.

4.3. Регистрация договоров ведется отдельно от других документов (в журналах и (или) с применением технических средств).

Регистрационные формы должны содержать следующие реквизиты: (порядковый номер, номер договора, дата договора, наименование сторон договора, предмет договора, сумма договора, сроки действия договора, исполнитель, отметка о сдаче на архивное хранение).

4.4. Заключенному договору присваивается соответствующий регистрационный номер.

4.5. Договоры хранятся [наименование структурного подразделения] в течение [указать срок] с момента окончания срока действия, после чего передаются на хранение в архив Предприятия.

4.6. Выдача копий и подлинников договоров осуществляется на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения Предприятия под расписку.

5.1. Контроль за надлежащим исполнением договоров осуществляют те структурные подразделения Предприятия, которые участвовали в их заключении.

5.2. Руководители структурных подразделений, обеспечивающих исполнение договоров, обязаны своевременно информировать руководителя Предприятия об обстоятельствах, препятствующих или затрудняющих исполнение договоров.

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/polozhenie-o-dogovornoy-rabote-na-predpriyatii

6 пунктов положения о договорной работе, которые требуют особой тщательности

Положение о согласовании договоров на предприятии образец

  • Какие три службы обязаны согласовывать договоры и кто визирует их последним
  • Каков оптимальный срок согласования договора одним отделом
  • Какая информация должна быть на обороте последнего листа договора
  • В каком виде должен получать договор Генеральный Директор 

Расскажем, как эффективно, выстроить работу юристов, финансистов, отдела продаж и других служб, чтобы вы могли со спокойной душой быстро подписать любой договор. Прежде всего нужно разработать «Положение о договорной работе».

Называться оно может и по-другому, но в нем должны быть подробно зафиксированы все этапы прохождения договора – с момента получения его менеджером от партнера (возможно использование типовой формы компании) до подписания документа Генеральным Директором.

Положение о договорной работе разрабатывает и согласовывает с вами юридическая служба. Затем с документом нужно ознакомить всех менеджеров, заключающих договоры.

В статье я расскажу, какие основные действия нужно учесть в Положении о договорной работе и что в итоге должны видеть вы, подписывая договор.

1. Шаблон договоров

Рекомендую всегда использовать типовую форму, разработанную юристами именно вашей компании. Понятно, что в этом случае вы будете находиться в более выгодном положении.

Поэтому поручите юристам проанализировать виды договоров, которые заключает ваша организация, и под каждый из них разработать шаблон.

Сотрудник компании, ответственный за заключение договора, будет отправлять его контрагенту. Далее возможны два варианта развития событий.

Первый – партнер подписывает контракт, не внося каких-либо серьезных изменений. Отлично! Договор попадает к вашему юристу, тот ставит визу и передает документ вам на подпись. Вы, в свою очередь, видите перед собой типовую форму и подписываете ее.

Уточню, что вопросы о таких условиях договора, как цена или количество товара, я не рассматриваю: предполагается, что ваши менеджеры компетентны и хорошо владеют информацией о том, как, когда и за какие деньги надо продавать или покупать товар.

 

Второй вариант развития событий – вы получаете договор, составленный контрагентом (или же он вносит серьезные изменения в ваш шаблон). С этого момента включается установленный в компании порядок работы с договорами. Прежде чем попасть к вам на стол, договор должен быть согласован.

Как заключить договор, когда рядом нет юриста

2. Работа с договорами в электронном виде

Если у вас в компании используется программа «1С» или какая-либо подобная система электронного документооборота, удобно перевести в нее всю договорную работу.

Выглядит это следующим образом. Ответственный менеджер заводит в системе карточку на контрагента, прикрепляет к ней договор, который нужно согласовать, и отправляет его на согласование.

Финансовый и коммерческий директора видят в системе, что документ требует согласования, читают его, вносят в специальное поле замечания либо отмечают, что со всем согласны. Последним с договором знакомится юрист, перечисляет замечания и визирует его.

Далее согласованный со всеми службами контракт отправляется Генеральному Директору. 

Плюсы этой системы в том, что руководитель компании четко видит, кто, когда, в какой срок согласовал договор. Систему можно настроить с учетом нужд компании: например, установить очередность прохождения контракта – скажем, юрист не сможет его одобрить прежде, чем его не согласуют финансисты и коммерческая служба. Также можно задать разные уровни доступа к контракту. 

Все это приобретет еще большее значение с появлением электронной подписи.

Если Генеральный Директор сможет ее использовать, то другая сторона получит договор буквально через несколько минут и начнет по нему работу.

А уже потом можно готовить и подписывать бумажные оригиналы договора. Все это сильно ускорило бы такой длительный и сложный процесс, как согласование и подписание договора сторонами. 

3. Согласование договора

Изучить чужой (то есть не соответствующий вашим типовым формам) договор обязаны как минимум три службы: финансовая, коммерческая и юридическая. Я рекомендую начинать с финансовой или коммерческой службы, а также отделов, которые инициируют заключение договора. Юристы должны читать контракт в самом конце.

Коммерческая служба или отдел продаж проверяют объемы и стоимость товара, условия доставки, а также вопросы, которые ваши юристы отнесут к их сфере ответственности и укажут в Положении о договорной работе (например, можно обязать менеджера получить от партнера документы, подтверждающие реальность его деятельности, то есть провести так называемую проверку на добросовестность, о которой всегда говорит налоговая инспекция). Договор передается на согласование финансовой службе при условии, что его завизировал коммерческий директор или директор по продажам (они могут добавить замечания).

Аналогично действуют финансисты. Безусловно, их основной вопрос – цена договора. Если это контракт на покупку чего-либо, то финансисты должны проверить, укладывается ли указанная в договоре сумма в запланированный бюджет.

Если же это контракт на продажу Вашей продукции, то можно, например, посмотреть, соответствуют ли предоставленные скидки маркетинговой политике. Список пунктов, которые следует проверить финансистам, также должен быть приведен в Положении о договорной работе учреждения.

После проверки договор визирует финансовый директор или главбух.

И наконец контракт передается юристам. Как правило, другие службы согласовывают договоры автоматически, считая, что проверка – компетенция юридического отдела. Ведь если возникнут какие-то проблемы, оспаривать положения договора в суде, выяснять отношения с контрагентами придется именно юристам.

Поэтому в их интересах тщательно проверить контракт, а вот визировать договор начальнику юридической службы не обязательно – это может сделать любой юрист отдела. Главное, чтобы в Положении о ведении договорной работы было указано, на что именно обязан обратить внимание юрист.

Это могут быть:

  • существенные условия договора (предмет, цена сделки);
  • взаимные обязанности сторон (например, для договора купли-продажи – что и в какой срок поставляет продавец, каким образом, каким транспортом, в какое место назначения; каким способом и в какие сроки производит оплату покупатель; кто осуществляет приемку товара и т. д.);
  • указанные сроки договора (до какой даты договор действителен; если этого пункта нет, юрист уточняет в замечаниях к договору, действительно ли он будет автоматически продлеваться каждый год);
  • санкции для сторон за неисполнение обязательств (для продавца – за просрочку поставки, для покупателя – за просрочку оплаты);
  • оговоренный способ разрешения возникших споров (обычно пишут – путем переговоров, а в случае разногласий – в арбитражном суде).

Кстати, в типовых формах советую указывать, что рассмотрение спора предполагается проводить в суде по месту вашего нахождения: для вас это будет удобнее.

4. В какие сроки договор должен пройти через все отделы

Рекомендую время согласования контракта для каждого отдела ограничить сутками с момента получения. Что это значит? Ответственный сотрудник читает договор, визирует его, ставит дату, а также записывает замечания, если они есть.

Например, в нашей компании все подписи ставят на обратной стороне последней страницы договора. Удобно сделать специальный лист согласования, в котором указать отдел, Ф. И. О. визирующего, дата, подпись, наличие замечаний.

Если таковые имеются, их лучше изложить в служебной записке и приложить к листу согласования.

Про замечания стоит сказать отдельно. Большинство их поступает от юристов. Они могут, например, посчитать, что в контакте указаны слишком высокие штрафы за просрочку оплаты (если Ваша компания выступает в роли покупателя).

Так, наш юрист в графе «Замечания» может написать следующее: «В пункте 4.3 размер штрафа 1% заменить на 0,1% за каждый день просрочки платежа».

Торговым компаниям желательно добавить пункт следующего содержания: «Продавец в случае просрочки поставки выплачивает штраф в размере 0,1% за каждый день просрочки поставки». 

Договор аренды помещения под офис: 8 пунктов, требующих особого внимания

5. Кто согласовывает разногласия в договоре и на чем следует остановиться

После того как все службы завизировали договор и высказали замечания, он возвращается к ответственному менеджеру. Тот составляет протокол разногласий по всем замечаниям. Протокол (его форму также должен разработать юридический отдел) снова нужно завизировать у юриста и затем отправить контрагенту.

Начинается процесс переговоров, обсуждение условий. Этим занимается ответственный менеджер, который в случае необходимости подключает юриста. Конечно, лучше всего, когда разногласия обсуждают юристы обеих сторон: они говорят на одном языке и им легче пойти на взаимные уступки.

Но обычно юридическая служба этому сопротивляется, аргументируя отказ большой загруженностью и невозможностью вести переговоры по каждому контакту. Решайте сами, как распределить между сотрудниками ответственность за этот участок работы. Конечно, на Ваши разногласия контрагент может выдать свой протокол.

Я рекомендую не составлять больше двух протоколов к договору и стараться искать компромисс. Кстати, количество протоколов разногласий вы также можете оговорить в Положении о договороной работе. 

6. Что в итоге видит Генеральный Директор

Вы получаете договор, который проверен и согласован всеми службами компании, включая юристов; вы видите и протоколы разногласий (если они есть). Если документ завизирован юристами, значит, все разногласия улажены. Как правило, значимыми они не бывают, иначе договориться было бы сложно.

Договор либо переписывается с учетом претензий, либо работа над ним прекращается. Однако далеко не всегда менеджеры обеих сторон и даже юристы могут решить спорные вопросы на своем уровне.

Например, возможна ситуация, когда юрист, получая договор, обнаруживает невыгодные для компании условия – очень маленькие сроки, высокие штрафы. В таком случае следуетобратить внимание на то, кто является контрагентом.

Если это важный партнер и вы не можете отказаться от сотрудничества с ним, юрист указывает это на обратной стороне последнего листа договора и перечисляет возникающие для компании риски.

В нашей компании юрист пишет «не согласовано, есть существенные замечания», перечисляет замечания и возможные юридические риски и своей подписи не ставит. В таком случае я, оценивая степень необходимости привлечь того или иного контрагента, решаю сам, подписывать договор или нет. Таким образом, подписывая контракт, вы понимаете, чем это может обернуться для предприятия. 

Бывает, что и при подготовке менее важных договоров полностью урегулировать разногласия не удается: например, менеджер не смог достичь взаимопонимания на своем уровне.

И в этом случае вы сразу увидите условия, которые смущают ответственных лиц, и решите, подписать договор, обсудить условия с Генеральным Директором контрагента лично или отказаться от сотрудничества и поручить менеджерам поиск нового партнера.

Гражданско-правовой договор: правила заключения

Рассказывает практик

Инна Самойлова, Консультант-аналитик в области организационного развития, управления персоналом и связей с общественностью, Москва

Чтобы сэкономить время, нужно определить круг должностных лиц, имеющих право подписывать определенные договоры. Например, для контрактов на сумму меньше 200 тыс. руб. достаточно согласования (акцепта) финансового директора. Это позволяет не визировать каждый документ, а отслеживать те из них, по которым могут возникнуть вопросы.

Также важно классифицировать договоры по приоритетности и наладить грамотную работу отдела делопроизводства.

Многие руководители недооценивают важность этого структурного подразделения, хотя именно от него зависит и сохранность всей документации, и ее систематизация, и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников.

задача отдела делопроизводства – разработать единую систему документооборота в компании, в том числе процедуры регистрации, согласования, подписания и хранения договоров. 

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу

Источник: https://www.gd.ru/articles/3040-polozhenie-o-dogovornoj-rabote

ГуруПрава
Добавить комментарий